SILAE : Paramétrer la fiche Société
1. Accès :
Etat du dossier
Montage : phase de paramétrage pour initialiser les cumuls antérieurs et refaire les bulletins déjà réalisés sur un autre logiciel de paie.
Pas d'étape de validation et pas d'envoi EDI. Bulletins non facturés.
Une fois cette étape de montage terminée, on passe en production.
Production : on fait les originaux sur le logiciel, il y a des étapes de validation. Envois EDI possibles. Bulletins facturés.
Mois de démarrage : 1er mois à calculer dans l'état d'avancement. S'il y a des bulletins calculés avant le mois de démarrage, le logiciel les ignore complètement.
Le mois de démarrage sert à se positionner pour l'initialisation des CP = se placer le mois qui précède le mois de démarrage (uniquement en mode montage).
Attention : ne pas modifier le mois de démarrage lorsque l'on passe en production, sinon les cumuls seront faussés.
Etablissement principal et société
La fiche Société est composée de plusieurs parties : une première partie pour le ou les établissement(s) et une deuxième partie pour la société. Par défaut, le premier établissement paramétré est considéré comme l'établissement principal.
Les paramétrages des établissements sont spécifiques ; ceux de la partie société s'appliquent à tous les établissements.
Il est possible d'apporter une modification sur cette répartition : cliquer sur « Changer l'établissement principal » dans le menu de droite > choisir le nouvel établissement principal > valider en cliquant sur « Appliquer ».
Section Identification (Etablissement) : ne pas hésiter à vérifier que toutes les informations d'identification sont bien complétées (pour éviter les sources d'erreur) : raison sociale, SIRET, code NAF, adresse postale, adresse mail (pour envoie / réception des divers documents) et pays lieu d'activité.
Possibilité de renseigner la date de création de l'établissement. Elle sera reprise dans les formulaires prévoyances / santé :
Attention au choix de la forme juridique pour le déclenchement de certains paramétrages (dont exonérations).
On peut également créer un accès direct au site internet de la société en renseignant le lien du site web > Sauver. Cliquer sur Naviguer pour accéder au site.
Lorsqu'un établissement secondaire a été créé, un espace de saisie supplémentaire apparaît : la « Date de fermeture » :
Cette saisie a un impact, lors de la fermeture d'un établissement secondaire, sur l'avantage fiscal CICE (par exemple : salariés transférés de l'établissement secondaire au principal, le CICE sera alors tout de même versé au titre de ces salariés anciennement déclarés sur l'établissement secondaire).
La CCN
1. Chercher la bonne CCN
En cliquant sur la première flèche de la ligne, on accède à un volet de recherche : il est alors possible de chercher une convention selon les codes NAF ou selon d'autres critères listés (code IDCC, code JO, mots clés).
Rechercher > un menu déroulant apparaît, permettant de consulter les conventions. Valider lorsque le choix est fait (par un double clic sur la ligne).
On peut également faire directement une recherche par code IDCC et par code JO en cliquant sur leurs flèches respectives.
Il est possible de renseigner plusieurs conventions collectives pour le même établissement (plusieurs lignes).
CC du siège : jusqu'en 2020, la convention collective était renseignée en DSN au niveau du contrat de travail du salarié.
A partir de 2021, la convention collective doit également être renseignée au niveau de l'entreprise.
Pour l'entreprise appliquant plusieurs conventions collectives, une convention collective de l'activité principale déclarée pour le siège doit être déterminée en activant cette coche dans la fiche Société.
Attention : sans intervention de votre part, la convention collective renseignée sur la ligne 1 sera sélectionnée par défaut.
Si l'entreprise est dans un cas où aucune convention collective de siège ne doit être renseignée, il convient alors de cocher l'énoncé « Pas de CC siège ».
2. Application immédiate des avenants
La case « Application immédiate des avenants » n'est à cocher que si l'entreprise est affiliée à un syndicat signataire des accords conclus.
Si on coche « Application immédiate des avenants » > les dispositions contenues dans les avenants à la CCN sont appliquées avant la parution au JO de l'arrêté d'extension.*
Paramètres de paie
1. Durée légale du travail
On renseigne ici la durée légale du travail dans la section « Paramètres de paie ».
Pour une société qui applique un horaire de travail collectif de 39 heures on précise les 39 heures dans la grille horaire de la fiche Société mais on laisse 35 heures dans ce champ "Durée hebdomadaire du travail".
En revanche, pour une société qui applique une durée de travail collective de 25 heures (ou autre durée inférieure à 35 heures), il s'agit de compléter la grille horaire de la fiche Société mais également de modifier le champ "Durée hebdomadaire du travail".
Si on laisse 34 heures, les salariés de cette société à 25 heures seront considérés à temps partiel. En précisant 25 heures ici, on renseigne qu'il s'agit de l'horaire collectif de la société : les salariés sont alors considérés comme à temps complet.
De manière générale, ce champ permet de définir en-dessous de quelle durée hebdomadaire de travail les salariés sont considérés comme à temps partiel.
2. Ajouter un préfixe aux matricules salariés
Il est possible ici de paramétrer un préfixe propre à chaque établissement. Ce préfixe sera intégré dans le matricule des salariés selon leur établissement de rattachement.
A noter : si le salarié n'est rattaché à aucun établissement, le matricule sera généré avec le préfixe de l'établissement principal.
Afin de visualiser l'ensemble des préfixes paramétrés, cliquer sur « Visualisation préfixe matricule » dans le menu de droite.
Le préfixe ne se déclenche que lorsque la coche "Génération automatique à la création du salarié" est activée dans la partie "Paramétrage technique" de la fiche Société. Si le matricule est renseigné manuellement, le préfixe n'apparaitra pas.
Le préfixe renseigné se déclenchera à chaque création d'un nouveau salarié.
Paramétrage de base des congés payés
1. Le mois de clôture : menu déroulant > choix
Cette donnée permet de définir la période de référence. Par défaut, le logiciel se réfère à la période définie par la réglementation, à savoir du 1er juin au 31 mai. Ce paramétrage par défaut peut donc être modifié selon les besoins spécifiques des entreprises et des secteurs (bâtiment par exemple).
Il est important de bien compléter cette ligne pour assurer un calcul exact des congés payés par la suite.
2. Autres options
Il est possible de désactiver l'arrondi à l'entier supérieur lors du calcul des jours de congés acquis en fin de période de référence (1ère case).
Attention : par défaut, le logiciel ne pratique pas le report automatique des congés payés de la période de référence N-1 vers la nouvelle période de référence (les congés non pris sont perdus). Si le report est souhaité, ne pas oublier de cocher la deuxième case.
Aide en ligne > voir les fiches dédiées au paramétrage et au calcul des congés paramétrage et au calcul des congés payés.
Mot-clé : « congés »
Paramétrage des repos et des RTT
1. Réduction du temps de travail
L'acquisition de jours de RTT est l'une des possibilités proposées aux entreprises dans le cadre de la réduction du temps de travail. Selon l'accord collectif en vigueur dans chaque structure, le salarié peut prétendre à des jours de RTT fixés par son employeur, à poser ou bien hebdomadaires.
Sur la fiche Société, il s'agit de renseigner le mois de clôture des jours RTT (décembre par défaut) et la valeur en heures d'un jour de RTT.
2. Les repos
On paramètre le mois de clôture des repos dans le cas où les salariés sont soumis à des repos compensateurs (selon l'accord collectif applicable dans l'entreprise).
Paramétrage des forfaits jours
Dans le cadre d'une convention de forfait en jours sur l'année, les cadres qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et les salariés dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée acceptent une rémunération sur la base d'un nombre de jours travaillés annuellement.
Le paramétrage des forfaits jours se réalise à la fois en fiche Société et en fiche Salarié.
Aide en ligne > voir la fiche dédiée au paramétrage des forfaits jours.
Mot-clé : « forfait »
La grille horaire par défaut de l'entreprise
La saisie de la grille horaire de l'établissement revêt une importance capitale pour le calcul des bulletins de paie (incidence sur congés payés et heure d'absence). Par défaut, elle sera appliquée à l'ensemble des salariés pour le calcul des bulletins. Une grille horaire spécifique au salarié peut être paramétrée dans la fiche Salarié.
Dans cette section, le collaborateur saisit dans la grille les heures travaillées (horaires journaliers avec les heures de nuit). En cliquant sur « Calcul des heures payées », le résultat avec les heures majorées apparaît.
Attention : par défaut, la répartition de ces heures est linéaire de sorte que le même nombre d'heures majorées est appliqué chaque jour. Le collaborateur peut modifier sa répartition heures normales / majorées par saisie manuelle et calculer les heures mensuelles > cliquer sur « Calcul des heures
mensuelles ».
Si l'entreprise pratique les mêmes horaires chaque jour, il est possible de ne remplir que le dernier cadre « Heures mensuelles » (avec heures normales et heures majorées).
Si seul l'horaire mensuel est renseigné, le logiciel réalise un lissage du lundi au vendredi.
Après le calcul des heures mensuelles, bien vérifier que les compteurs d'heures payées et d'heures mensuelles soient identiques.
A noter : le raccourci F2 du clavier permet de reporter la valeur de la case précédente.
Si la société pratique d'autres types d'heures majorées, il est possible de les intégrer en cliquant sur les cadres à gauche de la grille horaire : un menu déroulant permet de sélectionner un type d'heures et son apparition dans la grille. Renseigner alors la ligne.
Cette section propose également un énoncé à cocher : la saisie manuelle des heures d'absence. Son activation n'est pas recommandée : dans ce cas, logiciel ne calcule plus les heures d'absence. Cette option permet de saisir le nombre d'heures d'absence directement dans la saisie d'activité.
A noter : si une grille horaire a déjà été créée dans le menu Gestion > Grille horaire (voir fiche Grille horaire), il est possible de la sélectionner dans le menu déroulant situé au-dessus du tableau afin de l'appliquer à l'entreprise.
Suivre alors le même processus : calcul des heures payées et des heures mensuelles.
Activité journalière
Sur la fiche Société pour tous les salariés :
Sur la fiche Salarié pour gestion au cas par cas :
Aide en ligne > voir la fiche Saisie des heures.
Mot-clé : « heures »
Les jours fériés travaillés
On renseigne dans cette partie les jours fériés travaillés au sein de l'entreprise.
Le paramétrage de la journée de solidarité s'effectue également dans cette section (choix de la journée).
Ces informations seront intégrées dans le cadre du calcul des congés payés et des absences.
Le fractionnement des congés payés
On renseigne dans cette section de la fiche Société si l'entreprise pratique ou non le fractionnement des congés payés. Si c'est le cas, on précise la période de fractionnement et un mois spécifique pour le calcul.
Aide en ligne > voir les fiches relatives aux congés payés.
Mot-clé : « congés »
Gestion des indemnités de CDD
Dans le cas où l'entreprise a recours aux contrats à durée déterminée, il est possible de paramétrer le paiement mensuel des indemnités de précarité et le paiement mensuel des indemnités de congés payés.
Pour cela; cocher les cases présentes dans la fiche Société.
Tickets restaurant et titres de transport
Pour paramétrer ces éléments, il faut renseigner la fiche Société et la fiche Salarié.
Pour connaître les détails de ces paramétrages : aide en ligne > fiches dédiées à ces thématiques. Mots-clés : « restaurant » / « transport ».
Social et fiscal (Etablissement)
Choix du régime de base : Dans la section « Social et Fiscal », l'utilisateur peut paramétrer le régime de base en choisissant dans le menu déroulant un code associé au régime approprié.
A noter :
▪ il est possible de cocher l'encadré permettant d'associer l'entreprise au régime local Alsace-Moselle (1ère coche);
▪ par défaut, les articles 36 bénéficient de la prévoyance cadre. Cocher l'énoncé pour qu'ils bénéficient de la prévoyance non cadre (2ème coche).
Taux AT
Dans la fiche Société, paramétrer impérativement un taux AT.
Exemple :
Mise à jour automatique par le logiciel.
Si on renseigne un taux spécifique : plus de mise à jour automatique du taux standard.
Attention : lorsqu'on veut réaliser une régularisation en automatique, on se rend en fiche Société et on renseigne un taux spécifique dans le champ correspondant. Par défaut, le logiciel considère que la date d'application de la régularisation est au 1er janvier de l'année N. Pour un mois d'application différent de cette date, renseigner le champ « Mois d’application ».
Exemple : au mois de mai 2016, on réalise la modification qui suit.
Sans précision, la régularisation est faite depuis le 1er janvier de l'année en cours.
Si on renseigne un mois d'application dans le champ prévu à cet effet :
La régularisation est faites depuis le mois d'avril 2016.
(Attention : la coche « paie décalée », si activée en fiche Société, change ce résultat).
22/12/2020 : Désormais, les taux AT/MP reçus via CRM, en retour d'une DSN, sont historisés.
Ces taux historisés se retrouvent dans le menu Paramétrage > Cotisations > Taux AT (ce menu se présente sous la même forme que le menu Paramétrage > Cotisations > Taux AT (ce menu se présente sous la même forme que le menu Paramétrage > Cotisations > Taux).
A noter : possibilité également, dans ce menu, de créer d'autres taux AT avec des valeurs et dates d'effet.
Au niveau des fiches Salariés et du calcul du bulletin, lorsqu'un taux AT a le même code section dans la fiche Société et dans les taux historisés, le logiciel prend en compte, en priorité, le taux AT historisé repris des CRM et utilise la date d'effet pour une éventuelle régularisation des mois précédents.
Voir également la fiche « Paramétrer un taux Accident du Travail (AT) » > mot-clé « accident » dans
l’aide en ligne.
Les taxes en fiche Société
Attention :
à partir de 2022, le paramétrage de la taxe d'apprentissage s'effectue dans la partie Société (section « Social et fiscal »).
Désormais, la section « Taxe d’apprentissage » située dans la partie Etablissement permet uniquement d'indiquer si l'établissement diffère de la société et d'appliquer un traitement spécifique.
Pour plus d'informations, voir la fiche « Transfert du recouvrement des contributions FPTA aux Urssaf
et à la MSA » > mot-clé « fpta » dans l’aide en ligne.
Aide en ligne > voir les fiches spécifiques à chaque taxe.
Mot-clé : « taxe »
Exonération JEI
Les entreprises ayant le statut de Jeunes Entreprises Innovantes (JEI) qui se créent entre le 1er janvier 2004 et au plus tard le 31 décembre 2016 peuvent sous certaines conditions bénéficier d'une exonération de cotisations patronales d'assurances sociales et d'allocations familiales sur les rémunérations versées. Attention : prorogation jusqu'au 31/12/19.
Le reste du paramétrage se fait en fiche Salarié.
Aide en ligne > voir la fiche dédiée à l'exonération JEI.
Mot-clé : « JEI »
Les effectifs de la société
A noter : le paramétrage par défaut de la fiche Société est fait pour les dossiers de moins de 11 salariés.
Ne pas oublier de cliquer sur « Paramétrage lié à l’effectif » dans le volet de droite afin de finaliser le paramétrage > cela permet de paramétrer rapidement les cotisations patronales liées à l'effectif.
Attention : il n'y a pas d'automatisation du franchissement des seuils d'effectif > calcul des effectifs mais modifications manuelles.
Frais de santé
A partir du 1er janvier 2016 : une couverture complémentaire de santé collective et obligatoire doit être mise en place par tous les employeurs du secteur privé pour leurs salariés (en complément des garanties de base de l'assurance maladie de la Sécurité sociale).
Attention : la mise en conformité du logiciel par rapport aux obligations légales a des conséquences.
En début d'année 2016, un message d'avertissement relatif aux frais de santé s'est affiché à l'écran lors de l'ouverture de certains dossiers : cela signifie que le logiciel a déclenché les frais de santé ne soit paramétré dans le dossier.
Pour agir sur ce paramétrage : Fiche Société > section « Frais de santé »
Par défaut, le paramétrage indique l'application des frais de santé conventionnels. L'utilisateur peut faire le choix, malgré l'obligation légale, de revenir au paramétrage spécifique du dossier :
La lettre circulaire de l'ACOSS 2015-45 du 12 août 2015 déduit des textes relatifs aux frais de santé qu'aucun salarié ne peut être exclu d'une couverture santé au titre d'une clause d'ancienneté (toutefois, ces conditions demeurent valables pour les autres éléments : retraite supplémentaire et prévoyance lourde).
En application de cette disposition, le logiciel supprime les clauses d'ancienneté relatives aux frais de santé à compter du 1er janvier 2016. Toutefois, il est possible de les conserver en cliquant sur l'énoncé correspondant au sein de la fiche Société > section « Frais de santé » :
Aide en ligne > voir la fiche dédiée aux frais de santé.
Mot-clé : « santé »
Les questionnaires conventionnels
Dans certains cas, il est nécessaire de faire apparaître un questionnaire conventionnel pour paramétrer des éléments/libellés conventionnels à intégrer dans les bulletins.
Il s'agit de consulter les libellés et de les cocher si besoin.
Employeur signataire et personne à contacter
Sections à compléter.
Personne à contacter : utilisation de l'information quand on édite une attestation Pôle Emploi est une déclaration annuelle des travailleurs handicapés.
Méthodes (paramétrage Société)
1. Suivi des absences
Si coche activée, par défaut l'absence est valorisée en jours travaillés (nombre de jours du forfait renseigné en fiche Salarié). Pour valoriser en nombre de jours payés, renseigner la valeur du montant particulier DUREEANFORFJ.
Possibilité de choisir un calcul automatique des maintiens sans comparaison avec le maintien légal : cette coche permet de désactiver la comparaison du conventionnel avec le légal pour le calcul des maintiens (donc de toujours appliquer le maintien conventionnel). Voir l'info bulle :
Choisir entre deux méthodes de calcul d'absence :
▪ La méthode moyenne : on compare entre retirer la période non travaillée ou payer la période travaillée. La déduction est faite au plus favorable pour le salarié et on déduit toujours au taux contractuel.
▪ La méthode réelle : on retire toujours la période non travaillée et la déduction est faite au taux réel du mois (taux horaire = salaire de base / nombre d'heures réellement travaillées du mois). Le taux horaire d'absence varie donc chaque mois.
Déduction des heures majorées :
Exemple salarié à 39h contractuellement (7,8 heures par jour) :
▪ Au jour le jour : 1 jour d'absence => déduction de 0,8 h en H.S et 7 h en H.N
▪ A la semaine : 1 jour d'absence => déduction de 4 h en H.S et 3,8 h en H.N
▪ Au mois : 1 jour d'absence => déduction de 7,8 h en H.S
Dans le cas de la subrogation : les IJSS nettes seront ajoutées en bas du bulletin.
Il est recommandé de ne pas désactiver les calculs de maintien de salaire et de ne pas cocher « L’entreprise avance les IJSS », sauf cas particuliers.
Attention - ne concerne que la méthode moyenne :
Par défaut, à partir du 6ème jour d'absence, le logiciel calcule l'avantage pour le salarié entre les deux options de calcul de l'absence. En-dessous des 6 jours d'absence, le calcul se fera uniquement sur les jours non travaillés.
Le nombre de jours à partir duquel on applique l'arbitrage est modifiable.
En indiquant 1 jour, le calcul le plus favorable s'applique dès le 1er jour de l'absence.
En indiquant 30 jours, le calcul sur la base des heures non travaillées s'applique pour toutes les absences et permet d'éviter l'arbitrage des méthodes.
Plus d'informations : consulter les fiches relatives à la gestion des absences.
2. Suivi des congés payés
Le suivi des congés payés peut se paramétrer en jours ouvrables, en jours ouvrés ou en jours calendaires. En fonction de ce premier choix, les acquisitions par mois changent.
Le calcul des indemnités pour congés payés nécessite un arbitrage au plus favorable entre le 10ème de la rémunération de la période de référence et le maintien de salaire.
Sur ce logiciel, il est ainsi possible de choisir les modalités de valorisation de l'indemnité pour congés payés selon 4 options :
▪ l'arbitrage est calculé à chaque prise ;
▪ l'arbitrage est calculé lors de la prise du dernier jour de congés acquis (maintien systématique, calcul sur l'année avec le 1/10ème et régularisation en cas d'écart en fin de période) ;
▪ l'arbitrage est recalculé sur l'année au mois de clôture (maintien systématique) et régularisation si le 1/10ème est plus favorable ;
▪ ou manuellement / pas d'arbitrage (maintien systématique).
Plus d'informations : consulter les fiches dédiées à la gestion des CP.
3. Base pour le calcul de l'ancienneté
Dans cette section, il est possible de paramétrer la base de calcul pour les primes d'ancienneté : le salaire minimum conventionnel ou le salaire de base.
Social et fiscal (Société)
Il est possible ici de renseigner un certain nombre d'éléments spécifiques de la société :
▪ Affiliation à une caisse de congés payés
Attention : le fait de cocher cet énoncé implique de paramétrer une caisse de congés payés dans la partie « Organismes » (avant de calculer le 1er bulletin).
▪ Paie décalée et jour du versement des salaires
▪ Versement du salaire en cas de sortie du salarié
▪ FNAL supplémentaire
▪ Réduction Fillon
▪ Déduction forfaitaire patronale TEPA
▪ Taxe d'apprentissage
▪ Participation à la formation professionnelle
▪ Forfait social sur les cotisations patronales de prévoyance
▪ Société ayant opté pour le régime fiscal des sociétés de personnes (voir la fiche « Prélèvement à la
source – les cas d’exclusion » dans l’aide en ligne pour plus d’informations > mot-clé « PAS »).
Informations bancaires
Il est possible de paramétrer plusieurs RIB pour la société (par exemple un RIB par établissement). Il est nécessaire de renseigner cette partie si le paiement des salaires et des charges se fait par virement ou télé règlement.
Le logiciel permet d'éditer des ordres de virement à transmettre à la banque sous forme de fichiers SEPA.
Attention : il est fortement recommandé de systématiquement faire un test auprès de la banque plusieurs jours avant le jour de versement des salaires pour vérifier si le format du fichier est le bon (plusieurs options sont paramétrables au niveau du fichier SEPA).
Remarque : pour les comptes bancaires étrangers, il est impératif de saisir l'IBAN et le code BIC.
Si un IBAN renseigné ici est utilisé/sélectionné dans un organisme, ne cas de suppression de la banque dans la fiche Société, une alerte se déclenchera pour prévenir l'utilisateur que cet IBAN est utilisé dans un organisme.
Au 20/04/21 : Mise à disposition du format Virement International.
Plus d'informations : voir la fiche Générer des virements.
Mot-clé : « virements »
A noter : la méthode 285 permet de masquer le NIR et/ou le RIB du salarié sur tous les masques d'édition de bulletin et la méthode 304 permet de remplacer les derniers chiffres de l'IBAN par des X dans les mails ou les fichiers PDF.
Voir le « Guide des méthodes Silae » dans l'aide en ligne > mot-clé « méthode ».
Questionnaire salariés
Outil permettant d'insérer un champ dans chaque fiche Salarié d'un dossier afin d'y saisir un montant, une date, une coche se rapportant à une donnée qui fluctue selon le salarié concerné. Cette donnée peut ensuite être utilisée dans le calcul du bulletin.
Plus d'informations : voir la fiche Variable salarié.
Mot-clé : « variable »
Paramétrage technique
Ce paramétrage offre des fonctionnalités techniques à l'utilisateur telles que : la génération automatique de matricules pour les salariés, le tri des salariés dans les listes générées par le logiciel (par matricule ou par nom et prénom), le calcul automatique des entrées/sorties, des régularisations, l'activation du module CTCD ainsi que la confidentialité des salariés.
Saisie des accès informatiques
Objectif : fournir un « pense-bête » aux collaborateurs permettant de retrouver facilement les identifiants / mots de passe pour accéder aux sites tels que la médecine du travail, l'URSSAF, Pôle Emploi, la mutuelle...
Accès : dans la fiche Société > consulter le volet de droite :
La page s'affiche : on saisit les éléments utiles > Sauver. Exemple :
Possibilité de générer un tableur avec les données saisies.
Les données sont désormais accessibles dans la fiche Société (elles peuvent être modifiées, exportées) ainsi que dans le menu Relation client > Synthèse Société.
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