SILAE : Paramétrer la fiche salarié

1. Accès :

A noter : les paramétrages de la fiche Société s'appliquent à l'ensemble des salariés. Avec la fiche Salarié, on traite les spécificités de chaque salarié.

2. Sommaire 

Pour accéder au sommaire de la fiche Salarié, utiliser la touche F1 du clavier :

Identification du salarié et coordonnées

Au sein de la fiche Salarié, il est impératif de vérifier ou de renseigner les informations relatives à l'identification et aux coordonnées du salarié.

A savoir :

▪ Il est possible de générer automatiquement la clé du numéro de sécurité sociale en cliquant sur l'encadré suivant : 

▪ Une alerte se déclenche si l'on tente de saisir un NIR déjà associé à un autre salarié du dossier.

Lors d'un changement du numéro de Sécurité sociale ou du matricule dans la fiche Salarié, le bouton apparaît à côté du NIR ou du matricule. Cliquer dessus pour voir l'historique des changements :

Il est possible de définir la nationalité de la personne en fonction du code pays et de définir le lieu de résidence affiché sur le bulletin. La génération automatique du matricule est possible selon le paramétrage de la fiche Société (dernière section - paramétrages techniques). Sa saisie manuelle demeure possible.

Dans la section Coordonnées :

Ne pas oublier de renseigner l'adresse mail personnelle si les bulletins sont envoyés par voie électronique.

Informations bancaires 

Dans les cas où le salarié est payé par virement, ne pas oublier de saisir les coordonnées bancaires. Il est possible de renseigner plusieurs RIB pour un même salarié, avec des plafonds à respecter pour les virements.

Les virements seront réalisés dans l'ordre des RIB, de haut en bas.

Pour les salariés avec des comptes bancaires en France, le compte IBAN est généré automatiquement par la saisie du RIB. En revanche, pour les comptes bancaires étrangers, il est impératif de saisir l'IBAN et le code BIC.

A noter : le logiciel prend en charge les virements en générant un fichier à la norme bancaire (fichier SEPA) mais ne peut gérer le télérèglement.

Si on souhaite qu'apparaisse sur le bulletin la notion de « Paiement par virement » même si l'on n'a pas le RIB du salarié, cocher « A utiliser pour les virements ».

Voir aussi : fiches « Paiement du salarié en sortie » et  « Générer des virements »

Mot-clé : virement

A noter : la méthode 285 permet de masquer le NIR et/ou le RIB du salarié sur tous les masques d'édition de bulletin et la méthode 304 permet de remplacer les derniers chiffres de l'IBAN par des X dans les mails ou les fichiers PDF.

Voir le « Guide des méthodes Silae » dans l'aide en ligne > mot-clé « méthode ».

Entrée du salarié

Date d'entrée : obligatoire.

Elle permet de calculer l'ancienneté du salarié si la date d'ancienneté n'est pas renseignée. Elle permet aussi d'indiquer la date des cumuls en bas de bulletin et les cumuls de tranches dans le cas d'une entrée en cours d'année.

Date d'ancienneté : facultative.

A renseigner dans le cas où l'ancienneté est différente de la date d'entrée ou si on souhaite que la date d'ancienneté apparaisse sur le bulletin.

Cocher l'énoncé « Gestion des entrées/sorties fréquentes » permet d'éditer plusieurs bulletins dans le mois dans les cas où le salarié entre et sort de l'entreprise plusieurs fois.

Exemple : monde du spectacle, de la restauration.

Informations complémentaire : le paramétrage d'entrée peut être complété (renseignement du niveau d'étude du salarié (nature, diplôme, niveau de formation le plus élevé...), initialisation de l'ancienneté, embauche & période d'essai, parenté avec le chef de l'entreprise , tenue, travailleurs étrangers, travailleurs handicapés...).

A noter - Modification de la Nomenclature des diplômes par Niveau au 10/11/2020 (Décret n°2019-14 du 8 janvier 2019 relatif au cadre national des certifications professionnelles) : Informations complémentaires > Niveau d'étude > Niveau :

- Les anciens niveaux sont conservés (nomenclature 1969) mais ils sont remplacés par des chiffres romain (I à V) ;

- Les nouveaux niveaux sont ajoutés (nomenclature 2019).

L'utilisateur a la possibilité de mettre à jour les fiches Salariés via "l'import Excel d'informations salariés.

Possibilité également de définir la nature, le niveau et le diplôme via l'outil Modifications salariés (menu Outils > Modifications salariés "Affichage" dans le volet de droite > Niveau d'études).

A noter pour la période d'essai : le programme considère que la date de début de la période d'essai est la date de début de contrat renseignée dans la section « Emploi  » de la fiche Salarié. Si cette date n'est pas renseignée, le programme retient la date d'entrée dans l'entreprise (section « Entrée dans l'entreprise ») comme la date de début de la période d'essai.

Au 23/02/2021 : Mise à disposition de 6 nouveaux titres de séjour dans la section « Travailleur étranger - Titre séjour ». L'utilisateur a la possibilité de mettre à jour les fiches Salariés via l'« import Excel d'informations salariés ».

Également : une section Sortie du salarié si la date est connue à l’avance. 

SAISIES ET ARRÊTS

Calcul de la quotité saisissable en fonction du nombre de personnes à charge et de la priorité automatique (automatique selon la nature).

En fonction du salaire et du nombre de personnes à charge défini dans ce même encadré, le logiciel calcule automatiquement le montant qu'il est possible de déduire sur le bulletin. Il n'est plus nécessaire de revenir à ce paramétrage jusqu'à ce que la dette soit soldée.

Si on clique sur :

Un état récapitulatif de la saisie apparaît. Il indique les sommes déjà versées et la somme restant due. Cet icône permet, dans le cas d'un montage de dossier, de saisir l'historique des prélèvements.

Pour plus d'informations : consulter la fiche « Saisies et arrêts » > mot-clé « saisies ».

Saisie des conjoints et des enfants / personnes à charge 

Il est important de renseigner les personnes à charge pour le calcul des IJSS, le calcul des CP de parentalité ainsi que le calcul des chèques vacances.

La saisie des conjoints permet dans certains cas de générer les informations du conjoint du salarié dans un formulaire. Exemples : mutuelle Pro BTP / IRP Auto (pour le moment).

Nouveauté : conformément à l'article L.3141-8 du Code du travail, afin de gérer la situation de l'enfant à charge vivant au foyer et étant en situation de handicap, une nouvelle coche « Handicapé » a été ajoutée.

Emploi et définition de l'emploi (exemple : CDI)

▪ Date début d'emploi : obligatoire - détermine où se situe le 1er bulletin dans l'état d'avancement. Cette date apparaît sur le bulletin de paie.

▪ Date début de contrat : à renseigner systématiquement (notamment quand la fiche Salarié compte un précédent emploi).

▪ Motif début d'emploi : obligatoire.

▪ Date de fin de période probatoire : pour rappel, la période probatoire correspond généralement à un changement de poste du salarié et permet de valider ou non le salarié dans ses nouvelles fonctions. Le contrat de travail est déjà en cours d'exécution. Il est possible de paramétrer une alerte d'échéance pour la fin de cette période (voir le menu Alertes d(échéance).

▪ L'utilisateur renseigne le type de contrat en s'aidant des options proposées dans le menu déroulant (flèche sur le côté droit), ainsi que les éventuelles particularités                                   (professionnalisation, CUI, contrat d'apprentissage... > « Contrat de type particulier » / « Cas particulier »).

   Selon le type de contrat, des énoncés apparaissent pour guider l'utilisateur dans son paramétrage (exemple : un contrat de professionnalisation, CUI, contrat d'apprentissage... > «         Contrat de type particulier  » / « Cas particulier »).

Selon le type de contrat, des énoncés apparaissent pour guider l’utilisateur dans son paramétrage (exemple : un contrat de professionnalisation génère un énoncé « Majoration Bac Pro »).

▪  Contrat avec une clause de non concurrence : en cochant cet énoncé, le salarié est « enregistré » par le logiciel comme ayant une clause de non concurrence dans son contrat.

▪ Clause de non concurrence levée : à cocher lorsque la clause de non concurrence du salarié a été levée.

 À noter :

Si un salarié cumule deux emplois dans la même société, il faudra paramétrer deux emplois.

Si la société comprend plusieurs établissements, on choisit l'établissement du salarié en cliquant sur la flèche à côté de l'énoncé « Etablissement » (la liste déroulante affiche les établissements paramétrés dans la fiche Société).

Renseigner les champs s’ils ne sont pas automatiquement générés par le choix de la classification.

Modification au 04/05/21 : Le "Code CSP" est devenu le "Code PCS-ESE" et le "Complément Pcs-Ese" est devenu le "Code complément PCS-ESE".

Cette modification a pour but d'être en conformité avec le cahier technique de la DSN (notamment avec les rubriques S21.G00.40.004 et S21.G00.40.005).

Pour les stagiaires : possibilité de générer des champs de saisie pour le nom et le prénom du tuteur de stage. Pour générer ce champ, il s’agit de saisir un code statut professionnel Stagiaire (09, 10, 11 par exemple).

Développement en cours : cette saisie alimentera/mettra à jour le registre unique du personnel (disponible via l’état d’avancement).

Rémunération du salarié

Minima conventionnels

Sur la base de l’emploi défini préalablement, les minima conventionnels (à la date du jour) s’affichent (ils sont mis à jour en fonction des avenants étendus et non étendus selon le paramétrage de la fiche Société).

Manuellement, la saisie du salaire de base peut se faire en mensuel ou en horaire.
Deux lignes sont mises à disposition : salaire de base et salaire net garanti.

• Salaire de base mensuel : Renseigner le salaire de base perçu pour le nombre d’heures contractuelles du salarié. Exemple : si le salarié est à 169 heures, renseigner le salaire de base pour les 169 heures donc les H.S structurelles comprises.

• Salaire net garanti : Salaire de base + éventuel complément sur une ligne à part pour que le salarié reçoive au minimum le net garanti. Si ce montant renseigné n’est pas atteint avec le salaire de base, une prime sera ajoutée en haut du bulletin pour garantir le net souhaité.
  Attention, cela ne fonctionne pas en cas d’absences sur le mois (voir le profil NETSOUHAIT).

Insertion de mots-clés :

• Sur la ligne "Salaire de base", il est possible de saisir un salaire en net en écrivant la somme suivie de "net". Exemple : 2250net.
• L’utilisateur peut également saisir un salaire en coût global (intégrant les charges patronales) en ajoutant cette fois à la suite du montant "cg". Exemple : 2250cg.
• En saisissant "NETP", c'est un net toutes primes confondues qui est saisi (le simple "NET" ne prend pas en compte les primes/remboursements). Le logiciel procède à un ajustement (ligne salaire de base) pour générer le net à payer désiré comprenant les primes. Exemple : 2300NETP. Le message suivant est généré :
  

Attention : Cela ne fonctionne pas lorsque l’utilisateur modifie les caractéristiques de la prime pour définir une prime nette (clic droit sur le titre de la colonne du libellé de prime dans les éléments variables).

Salariés au forfait jour

Cocher l’énoncé "Salarié au forfait jour" permet de générer pour le salarié une grille journalière (paramétrage du forfait).

Périodicité des bulletins

Il est possible de choisir une périodicité des bulletins autre que mensuelle.

Pour le cas du salarié non mensualisé : Il s’agit de faire apparaitre le nombre d’heures réellement travaillées sur la période (et non pas 151.67 heures). Ce paramétrage se réalise dans la grille horaire.

Horaires

Cette partie n'est pas à renseigner si le salarié est soumis à l'horaire collectif de la Société (énoncé "Le salarié est soumis aux horaires par défaut de l'établissement" activée).

Le salarié est soumis aux horaires par défaut de l’établissement : À décocher dans le cas où le salarié ne suit pas l’horaire collectif (et renseigner cette grille horaire spécifique).

Édition des heures réellement effectuées : Cette option n'est à cocher que s'il faut faire apparaître les heures réelles effectuées en bas du bulletin et non pas la mensualisation.

Exemple avec mensualisation :

Exemple avec heures réellement effectuées :

Si le salarié est soumis à des horaires différents chaque jour : La saisie des horaires journaliers se fait dans le cadre "Heures travaillées", avec la possibilité de saisir également les heures de nuit.
Cette partie sert à indiquer les jours travaillés. Cliquer sur "Calcul des heures payées" > L’encadré "Heures payées" est renseigné.
Par défaut, le logiciel répartit de manière linéaire les heures majorées, il est donc possible de modifier cette répartition par une saisie manuelle dans le tableau.

Si le salarié est soumis à d’autres typologies d’heures majorées : Il est possible d’en ajouter via les touches grises situées à gauche de l’encadré : 

Lorsque le paramétrage des heures est terminé, cliquer sur "Calcul des heures mensuelles" > Le dernier encadré est alors renseigné (heures mensuelles).

À noter :

Si le salarié est soumis à des horaires identiques chaque jour, il est possible de ne saisir que les heures mensuelles dans le dernier encadré.

Attention : 

Si seul l'horaire mensuel est renseigné, le logiciel réalise un lissage du lundi au vendredi.

À noter :

Le fait de mettre une grille horaire inférieure à 151,67 heures permet de définir un temps partiel et donc automatiquement la proratisation des plafonds sera faite sur le bulletin.

• Il est possible d'appliquer une grille grâce au menu déroulant placé au-dessus de la grille à remplir. Il faut avoir préalablement créé la grille dans le menu Gestion > Grille horaire (voir la fiche correspondante)

• Le raccourci F2 du clavier permet de reporter la valeur de la case précédente.

Activité journalière 

Cette section permet de définir un mode de saisie de type "Activité journalière" pour un salarié (traitement spécifique, différent du paramétrage en fiche Société).

Gestion des absences du salarié

Le suivi des absences du salarié est par défaut celui paramétré dans la fiche Société. Ainsi, si le salarié est soumis à la méthode de gestion des absences renseignée dans la fiche Société, ne pas modifier cette section.
Dans le cas où le salarié est soumis à une méthode de suivi des absences différente, il est possible de paramétrer un suivi spécifique au salarié en cochant "Méthodes spécifiques" puis en renseignant les champs qui suivent.

Gestion des congés payés

La gestion des CP du salarié est par défaut celle paramétrée dans la fiche Société. Ainsi, si le salarié est soumis à cette méthode de gestion des CP renseignée dans la fiche Société, ne pas modifier cette section dans la fiche Salarié.

Dans le cas où le salarié est soumis à une méthode de suivi différente, il est possible de paramétrer un suivi spécifique au salarié en renseignant les champs qui suivent.

Attention :

À la gestion exclusivement en jours : elle annule les choix de valorisation qui suivent.

En cochant "Ne pas déduire les absences congés payés" : sur le bulletin figure en cas d'absences CP le libellé "Congés payés pris - dates (X jours)", mais sans retrait salarial ni taux.

Exemple : 

Gestion des RTT

Cette section "RTT" au sein de la fiche Salarié permet de compléter le paramétrage de la fiche Société. Ainsi, l'utilisateur paramètre ici les modalités d'acquisition des RTT. Par défaut, les RTT sont acquises tous les mois au moment de la génération du bulletin. Il est possible ici de saisir manuellement le nombre de RTT acquis mois par mois.

Il est également possible de choisir une acquisition anticipée de la totalité des RTT en début de période définie dans la fiche Société et de définir le nombre de RTT annuel.

Gestion de l'avance sur frais

L'avance sur frais est une somme attribuée au salarié (souvent en début de contrat) afin qu'il puisse faire face à ses premiers frais professionnels.

Lorsque l'avance sur frais est attribuée au salarié, ndiquer le montant correspondant dans sa fiche Salarié :

Quand le salarié quitte l'entreprise, l'avance sur frais est alors automatiquement déduite sur son dernier bulletin :

Pour annuler cette déduction automatique, se rendre dans la saisie des éléments variables du salarié et saisir "1" dans la colonne MtRecupFrais :

Pour conserver la déduction sur le bulletin mais modifier la somme, saisir en négatif le montant à prendre en compte dans la même colonne MtRecupFrais.

Avantages en nature 

L'utilisateur peut saisir ici les avantages en nature octroyés par l'employeur au salarié. Pour ce faire, il réalise une saisie de ces éléments (voiture, logement, nourriture, informatique…) sous la forme de montants qui seront repris de manière automatique dans les bulletins.

Une sous-section offre une particularité pour l'avantage en nature "logement" : il est possible de saisir le nombre de pièces. Le logiciel calculera automatiquement le montant de l'avanatge selon la tarification légale en vigueur.

À noter :

Il n'est pas nécessaire de saisir le libellé de l'avantage en nature. Par défaut, ils sont affichés ainsi sur le bulletin : "Avanatge en nature véhicule", "Avantage en nature logment" etc. À modifier uniquement si on désire un libellé différent.

Gérer certaines spécificités :

• Abattement de 30 % pour le salarié logé par nécessité absolue de service.
• Réduction de 50 % de l'avantage en nature logement lorsque celui-ci est occupé par deux conjoints travaillant dans la même entreprise.
  

Indemnités kilométriques 

Prélèvement fixes sur salaires 

Dans le cas d'un prêt, il est possible de définir un prélèvement fixe menseul sur le salaire.

Inscrire le libellé du prélèvement, la période de début et de fin du prélèvement fixe mensuel, ainsi que le montant.

Exemple :

Titres de transport et tickets restaurant

Pour paramétrer ces éléments, il faut renseigner la fiche Société et la fiche Salarié.

Paramètres de paie 

Gestion de l'appoint : à utiliser pour déclencher un arrondi du net à payer.

Exemple : 2245,49 euros devient 2246 euros (avec une ligne Appoint du mois de 0,51).

Taxes/CICE/Chèque Santé/Nature de l'activité

Exonérations

Dans la fiche Salarié, l'utilisateur peut également préciser les exonérations de cotisations dont le salarié bénéficie, en mentionnat le type d'exonération, les dates de début et de fin.

Le questionnaire conventionnel

Ce questionnaire pose une interrogation quant à un paramétrage lié à la convention collective. En effet, dans le cas où la convention collective le nécessite, un tel questionnaire conventionnel peut apparaître afin de paramétrer les éléments qui permettront d'intégrer automatiquement les libellés conventionnels dans les bulletins.

Exemple :

Option dans le volet de droite

Le nouveau lien " Référentiel nature emploi" permet d'ouvrir un nouvel écran pour modifier la nature de l'emploi (emplois en cours ou archivés).

​

Cliquer sur la flèche et choisir l'emploi dans la liste qui s'affiche (possibilité de cocher "Emplois actifs uniquement") > cliquer sur "Lister". Modifier selon les besoins et sauver dans le volet de droite.

Possibilité de visualiser les éléments dans un tableur.

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