SILAE : Générer des virements et options SEPA
🎯 Objectif
➜ Générer des virements. Cette action n’est possible que sur des dossiers en production.
Paramétrage de la fiche Société
Dans la fiche Société > renseigner un RIB dans la section correspondante :
Les options
Lorsqu'il s'agit de traiter des opérations sans RIB (exemple d'une société étrangère), cliquer sur "Afficher Iban/Bic" pour pouvoir renseigner ces identifiants internationaux : une ligne est générée.
Saisir le "Nom du payeur". Cette valeur viendra remplacer la raison sociale dans les fichiers de virement SEPA, dans la rubrique si elle est remplie :
Lorsque la banque est le Trésor public : génération des champs Rib/Iban/Bic du payeur.
Dans le cas spécifique où le Trésor public est le débiteur initial ("donneur d'ordre initial") mais que le débiteur est en réalité la Banque de France : renseigner en premierRibles informations bancaires du Trésor public puis en second Rib les informations bancaires de la Banque de France.
Lors des virements, en détermination automatique du compte à utiliser, le Trésor public est donc pris comme compte à utiliser (car première banque paramétrée dans les informations bancaires). Le logiciel va alors automatiquement chercher si une banque de France est paramétrée. Si tel est le cas, il indique dans le fichier de virement que le Trésor public est le débiteur initial et que la Banque de France est le débiteur :
Choix de L'établissement :
Choix du format
Sepa, Sepa 03, Sepa 03.2.1 (3 versions de la norme Sepa), Paymen (avec champ 'Code collectivité' à la place de 'Numéro émetteur'), Etebac, CFonb 160c et international.
Il est conseillé de faire un envoi test afin de connaître la version adaptée.
Attention :
Le SIRET n'est pas présent par défaut dans le format Sepa 03.
Choix du mode de comptabilisation des opérations :
Il s'agit de paramétrer la manière dont la banque répond aux opérations effectuées :
- Comptabilisation unitaire : Le fichier de réponse à la suite de l'opération offre des détails : chaque transaction fait l'objet d'une ligne.
- Comptabilisation par lot : Dans le fichier de retour, on ne voit pas le détail des paiements. Le fichier comprend le total des salaires versés.
- Par défaut : Retour par défaut de la banque (pouvant être l'une ou l'autre option).
Les options techniques
Clique sur le bouton du même nom pour accéder aux options techniques des fichiers de virement.
Pour accéder aux paramétrages spécifiques des formats SEPA, International et CFonb 160c, cliquer sur les onglets correspondants.
Attention :
Ces paramétrages techniques ne sont pas cochés par défaut. Ils ne sont à modifier que lorsque la banque en fait la demande. En effet, chaque énoncé permet de modifier le fichier de virement dans le but de répondre à un impératif technique sollicité par certaines banques pour traiter les opérations.
Paramétrage de la fiche Salarié
Au sein de chaque fiche Salarié > renseigner un RIB ou BIC/IBAN et cocher "A utiliser pour les virements".
La colonne "Plafond à verser" permet de définir des plafonds par compte.
Exemple :
Compte 1 - Plafond de 600 euros
Compte 2 - Plafond de 800 euros
Compte 3 - Plafond de 100 euros
Le salarié reçoit en février 2016 une rémunération de 1428 euros : 600 euros sont affectés en priorité au compte 1, puis 800 euros sont affectés au compte 2, puis 28 euros au compte 3 (dans l'ordre défini par la grille ci-dessus).
Si le salarié reçoit en mars une rémunération de 1650 euros : 60 0 euros sont affectés en priorité au compte 1, puis 800 euros sont affectés au compte 2, puis 250 euros au compte 3 (malgré le plafond de 100 euros, le dernier compte paramétré reçoit le reste de la rémunération).
Générer les virements
Une fois que les bulletins sont édités, la ligne "Virements" sur l'état d'avancement est disponible.
Sur la page qui s'affiche, cocher les cases des salariés pour lesquels on souhaite générer un virement. Cette action ouvre l'accès à la partie inférieure de la page :
- Compte à utiliser : cliquer sur la flèche du menu déroulant > on retrouve ici le ou les RIB enregistré(s) en fiche Société. Si un RIB est sélectionné ici alors ce sera cette banque qui paiera tous les virements
- Date de valeur des virements sélectionnés : la plus "grande" date entre la date de paiement et la date du jour (ex : date de paiement en fiche Société sauf si la date du jour est après).
- Choisir envoi par mail ou enregistrer dans un répertoire : selon le choix, des onglets s’ouvrent.
- Possibilité de sélectionner la banque de l’établissement à utiliser, salarié par salarié > cliquer sur "Affecter les banques société de paiement" dans le volet de droite > cocher ligne par ligne.
Ce paramétrage ne sera pris en compte que si dans "Compte à utiliser" il a été choisi "Détermination automatique". Si un RIB a été sélectionné dans le menu déroulant, il sera pris en priorité pour payer tous les virements sans considération des affectations des banques société de paiement par salarié.
Envoi par mail :
Option pour spécifier si l'on veut ou non joindre le document PDF "Etat des paiements" dans le mail.
Enregistrer (avec option de création d'un mot de passe pour le répertoire de destination) :
Onglet libellé : il est possible de renseigner des variables afin de nommer le document généré. Possibilité de vérifier la saisie et de l'enregistrer :
"Confirmez en tapant OUI" > OUI > Lancer (en bas à droite de la page).
Générer des écritures comptables pour les virements effectués
Il est désormais possible de générer des écritures comptables pour les virements effectués directement dans le module Virement. Cela permet notamment d'importer ces fichiers dans un logiciel de comptabilité.
Exemple :
Pour saisir les codes journaux et n° de compte associés à chaque banque
1. Possibilité de saisir un format de libellé spécifique pour l'écriture en utilisant les champs disponibles.
2. Possibilité de cocher "Écriture détaillées". Dans ce cas, une écriture de banque par salarié sera générée dans les écritures comptables ainsi que dans le fichier des écritures comptables liées aux virements.
Il s'agit alors sélectionner les virements pour lesquels on souhaite générer des écritures :
A cocher ou "Sélectionner tous les virements effectués".
Cliquer sur "Générer les écritures liées aux virements sélectionnés" :
1. Ici le libellé de l'écriture est le libellé par défaut. C'est le libellé affiché dans cette colonne qui apparaitra dans le fichier généré.
2. Eléments générés selon le paramétrage des comptes et codes journaux des banques.
3. Options disponibles pour exporter / générer le fichier des écritures comptables liées aux virements.
Exemple si l'on modifie le format du libellé de l'écriture avec les champs %NOM et %MATRICULE :
Résultat des écritures si la coche "Ecritures détaillées" est activée :
Une écriture de banque par salarié.
Modification : désormais, on affiche les lignes 'compte banque' après chaque ligne 421 associée (= regroupement par salarié).
Les écritures sont également détaillées dans le fichier des écritures comptables généré.
À noter :
La date de valeur des virements sélectionnés est désormais retenue comme date de paiement (voir l'écran de génération des écritures liées aux virements).
Exemple :
Ecran des virements :
Attention :
Dans le cas où le compte bancaire a été modifié dans la fiche Scoiété entre les virements d'un mois et le moment où la génération des écritures est réalisée, un problème peut survenir : la génération des écritures ne se réalise pas.
Exemple : des virements sont effectués en décembre 2019 avec un compte bancaire X.
Le 10 janvier 2020 l'utilisateur modifie, dans la fiche Société, le compte bancaire X par le compte bancaire Y.
Le 20 janvier 2020, l'utilisateur souhaite générer les écritures comptables liées aux virements de décembre
2019 ➜ problème : les écritures comptables ne se génèrent pas car le logiciel n'arrive pas à retrouver le numéro de compte asscoié à ces écritures.
Pour résoudre ce problème, il convient de suivre ces étapes :
➜ Remettre le compte bancaire X dans la fiche Société (en Rib2) ;
➜ Retourner dans les virements ;
➜ Cliquer sur "Paramétrer les comptes et journaux de chaque banque", renseigner le code journal et le numéro de compte puis générer les écritures comme vu précédemment.
La date de virement
Dans la fiche Société, on définit le jour de versement des salaires.
Entre 18 et 30 : correspond au mois en cours
Entre 1 et 17 : correspond au mois d'après
Par défaut, come précisé plus haut, la date de virement qui s'affiche dans le module est la plus grande des deux dates entre celle renseignée en fiche Société et celle du jour.
Exemple : le 25/07/16, on réalise le virement du mois de juillet. Le logiciel génère la date du 31 juillet dans le module car la date renseignée en fiche Société est le 30 (= dernier jour du mois).
Comme 31 juillet > 25 juillet, c'est la date du 31 juillet qui est générée.
Attention :
Dans le cas d'une sortie de salarié (attestation remplie et bulletin calculé), il est possible de se rendre dans Eléments calculés et de saisir une date de paiement autre que celle renseignée en fiche Société. Cela va permettre de payer un salarié sorti en début ou milieu de mois avant la fin du mois (comme les autres salariés). Cette date devient prioritaire sur celle de la fiche Société (pour ce salarié).
Exemple : la date renseignée en fiche Société est le 30 (paiement des salariés le dernier jour du mois) mais une salariée sort le 11/07/16. La société décide d'effectuer le virement le 15/07/16 afin de payer cette salariée avant le dernier jour du mois (pour une sortie en milieu de mois).
À noter :
Lorsqu l'utilisateur se rend dans le module Virement après avoir traité son bulletin, le logiciel analyse quels sont les paiements qui auraient dû être réalisés (= dont la date de paiemement si préciséd dans "Eléments calculés" est antérieure à la date du jour). Les salariés concernés par ce paiement "en retard" sont cochés. Les paiements devant être réalisés plus tard (exemple : les salariés sans sortie qui sont payés le dernier jour du mois) ne sont pas cochés. La date de paiement générée dans le module est alors la date du jour (puisque les dates de paiement précisées sont passées).
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